• Maria F Martinez

5 Errores fatales a evitar en tus diapositivas

Actualizado: mar 1


Contadas en una mano, las diapositivas bien elaboradas que he visto en estos 20 años trabajando con personas en el mundo de los negocios. Abundantes las malas. Se nota que traten de mejorarlas... usando fotos en una esquina, haciendo tablas de colores, barras en 3D... pero nada de eso aporta a que la presentación sea efectiva.


Aquí te enumero 5 errores cruciales y fáciles de corregir.


1. No se utilizan adecuadamente


Problema: ¿Cuál es la razón de existir de una diapositiva? NO es una ayuda visual para ti, tal que recuerdes todo lo que tienes por decir. Es un elemento visual para complementar el mensaje verbal que estás dando. De esta manera, tu mensaje llega a tu público por canal visual (que tiene más recordación) y auditivo (que suele olvidarse más). Evita leer lo que está en pantalla, ya que generas una disonancia cognitiva (tu audiencia lee mentalmente, oye su voz interior, y hace a un lado TÚ voz). Puedes ver más al respecto en este artículo.


Solución: Haz diapositivas que te necesiten para poderse comprender en tu totalidad. Escribe la menor cantidad de texto que sea posible. Haz de cuenta que cobran cada letra que escribas. Escribe algo puntual, y luego verbalmente explica. Ejemplo. En vez de escribir una viñeta con:

  • El programa se realizará de mediados de julio a mediados de septiembre, según las condiciones meteorológicas

Puedes hacer una línea del tiempo, describiendo 1) el lapso de tiempo 2) qué ocurrirá en cada etapa 3) otra línea del tiempo con el "plan B" si las condiciones meteorológicas no permitieron desarrollarlo en la fecha inicial.

Si prefieres la viñeta (que no la recomiendo) puedes acortar las palabras:

  • Duración: 15 julio - 14 septiembre (según meteo)


2. Emplean títulos inadecuados


Problema: Los títulos del 99% de las diapositivas que he visto en presentaciones laborales son conceptos: RESULTADOS PRIMER TRIMESTRE o VENTAS ZONA NORTE o PLAN DE ACCIÓN. Cuando el cerebro se encuentra con un título en concepto, se tarda unos segundos en comprender de qué se trata: "¿Qué se espera de mí al conocer esas cifras?", "¿La situación de la zona mejoró o empeoró?", "¿Qué causó esos resultados?", etc. Al tener un título-concepto, no le diste al cerebro una dirección. Este se dispersa de inmediato para tratar de resolver sus propias inquietudes al respecto.


Solución: Investigaciones en temas de presentaciones han encontrado que la mejor manera de llevar tu mensaje es a través de una historia, de una conversación. Cuando conversamos, no usamos conceptos sueltos, "Ventas Zona Norte. Aumento 3%. Esperado 6%." Diapositivas llenas de conceptos pierden la conexión con el cerebro emocional, (el que toma decisiones, se motiva, da el combustible para el plan de acción que vas a contar) y el cerebro racional se dispersa, como mencioné anteriormente.


Cuando conversamos usamos frases. Los títulos deben ser frases: breves, pero completas. "La Zona Norte ha sido la más golpeada del país por los cortes de energía." Este título tiene sentido, enfoca, conecta. Luego procedes a explicar lo que ocurrió con el contenido de la diapositiva.


3. Estrategia inadecuada para comunicar datos


Problema: copiar y pegar tablas directo del Excel. Lo sé, ahorra tiempo. Sin embargo, es cruel... contigo y con tu audiencia. Tanto esfuerzo preparando la presentación para que se duerman o se vayan a buscar sólo lo que a ellos les interesa y de resto, dedicarse a contestar emails, ignorándote. Una diapositiva saturada es un crimen.


Solución: Deja ver un dato a la vez. En una diapositiva debe estar apenas lo estrictamente necesario, y dosificado con una animación sutil como "desvanecer". Además, ten en cuenta lo siguiente:

  • Asegúrate que sean visibles las tablas, gráficas que proyectes. El tamaño de letra no debe Arial 10 par que quepan en pantalla las 12 columnas de tu tabla. Garantiza que se vea desde la última silla de tu sala de reunión.

  • Enfócate en lo más importante en la tabla. No le dejes a tu audiencia la carga de descifrar la información. Este aquí es el problema #1 en las empresas. Tantos jefes me han contratado para que le ayude a sus colaboradores a dejar de leer las cifras y más bien, "saber vender" la información que tienen en pantalla. Explica cómo, lo que ven en pantalla, apoya la idea principal de tu presentación. Usa frases como

Esta información muestra que...

Esta tabla ilustra...

Estas cifras comprueban...


  • Cada niño con su boleta, y cada diapositiva con su idea. Si alcanzaste a usar transparencias, tocaba pagar cada una. Por tanto, entre más información cupiera, más ahorrabas. Las diapositivas no las cobran. Utiliza 1 diapositiva por idea. Cierto, he tenido clientes que dicen, "Mi jefe dice que debo contarlo todo en 1 diapositiva, sin animación". Sí, los hay. Pero es la excepción. ¿Qué hacer en esos casos? Una muy buena apertura que aliste a la audiencia para lo que van a encontrar y utilizar contraste para llamar la atención a lo más importante.

Pregúntate: ¿Cuál es el aprendizaje más importante que quiero que mi audiencia se lleve de esta información? Eso es lo que debe estar en tu diapositiva.
  • Garantiza que las tablas tengan los títulos adecuados. Tú conoces la tabla al derecho y al revés. Tu audiencia no. Además, garantiza que se pueda leer y que no se sobreponga un título con otro. Por último EVITA LOS TÍTULOS CON COLO MAYÚSCULA. Prefiere utilizar un color que contraste con el resto de la información, o aumentar un poco el tamaño del título.

  • Destaca las zonas más importantes. Recuerda que la mayoría de las personas recuerdan más lo que ven... no lo que oyen. Resalta con un círculo, o un color diferente. Impacta aún más si cuentas la historia detrás de los datos que compartes.


4. Utilizar imágenes para decorar la diapositiva


Problema: Haces una diapositiva y se ve fatal... aburridora. Entonces le pones una "florecita", una imagen que haga que no se vea tan horrible esa gran cantidad de texto. Ok, lo admito. Mejoró: ahora está "menos peor".


Solución:

  • La imagen debe complementar tu mensaje... no "decorarlo"

  • Usa una imagen en TODA la diapositiva, ponle un filtro oscuro traslúcido y escribe tu mensaje en letra que contraste

  • No uses imágenes pixeladas, ni con marca de agua. Incluso, prefiere las que son gratis con permiso del fotógrafo. Las encuentras en lugares como "pixabay", "unsplash" y "pexels".


5. No tienen contraste entre ellas


Problema: Hay dos

  • Diapositivas de texto, todas iguales, una tras otra.

  • Diapositivas llenas de imágenes, una tras otra.

Aunque arriba te decía que utilices imágenes, tampoco "tanto que queme al santo". Si en todas tus diapositivas tienes imágenes llamativas... no hay el efecto de "llamar la atención".


Solución: Contraste. Simple: unas sí, otras no. Pero deben sorprender la mirada, resaltar para que tu audiencia recuerde mejor tu mensaje.


No puedo cerrar este artículo sin recordarte:

Mira a tu audiencia.

No hagas la presentación a tu pantalla (dando la espalda a la audiencia). Haz contacto visual. Aquí encuentras más información al respecto.



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